Votre entreprise souffre depuis longtemps de réunionite ? La méthode des rôles délégués vous permet de les rendre efficace, d’améliorer la performance de l’équipe et apprend à ses membres des outils de management réutilisables avec leurs équipes..
QU’EST CE QUE LES ROLES DELEGUES ?
Il s’agit de 4 rôles attribués à des participants de la réunion. Ces rôles viennent s’ajouter au rôle de participant actif qui sied à chaque personne présente à la réunion.
Le facilitateur : Son rôle est d’assurer le management de l’énergie de l’équipe, tel un chef d’orchestre face à un groupe de musiciens. Il s’assure que les interfaces entre les participants sont fluides et que chacun trouve et garde sa juste place.
Le cadenceur : Il aide l’équipe à garder sa cadence dans chacune des séances de travail qu’elle s’alloue. Si une séance de travail est prévue pour durer 15 minutes, Il peut intervenir pour signaler le passage de chaque tranche de 5 minutes et si l’équipe dépasse le temps alloué, ce rôle consiste à annoncer clairement et de la même façon « Nous avons dépassé le temps alloué de cinq minutes ».
Le pousse décision : Tout au long de la réunion il provoque et enregistre les décisions dont le contenu est précisé par l’équipe.
Il pousse le groupe à formuler des décisions.
Exemples d’interventions : « Arrivons nous à une décision ? » ou « Pourriez-vous reformuler ce qui vient d’être dit en décision ? »
Il s’assure que ces décisions soient clairement formulées et mesurables, que les délais soient définis, et qu’un pilote responsable du suivi de chaque décision soit explicitement nommé.
Après la réunion il transmet son compte-rendu de décision à l’ensemble des participants.
Le coach conseil : A la fin de la réunion, une période de dix à quinze minutes lui est réservée pour lui permettre de donner à chacun des membres de l’équipe des pistes d’amélioration et de développement, issues du comportement perçu lors de la réunion.
Les rôles sont tournants en cas de réunions régulières.
LES BIENFAITS LORS DE LA REUNION
Outre la motivation les participants, cela permet :
- Au responsable de la réunion de se concentrer sur la prise de décision puisqu’il il a délégué la gestion du temps, de l’énergie de l’équipe et du compte rendu de prise de décision.
- Améliorer la participation de chacun grâce à la circularité de l’énergie de la réunion mise en place par le facilitateur.
- De responsabiliser les participants sur la gestion du temps de chaque sujet et donc du temps global de la réunion.
- De centrer l’équipe sur la recherche de solution et la prise de décision et donc sur la performance de l’équipe.
- De donner à chaque participant des pistes d’amélioration et créer un cercle vertueux de progression.
UN EFFET SYSTEMIQUE SUR L’ORGANISATION
Ce processus de réunion délégué permet de former les participants à la réunion de façon indirecte à des compétences fondamentales de managers et de leaders.
Par exemple, si une équipe apprend à respecter le temps imparti à une réunion et à ses différents sujets, cette compétence se retrouvera dans toute la gestion du temps de l’équipe quel qu’en soit le projet.
Ce processus de rôles délégués peut être mis en place dans une majorité de réunions d’une entreprise et les compétences des différents rôles vont être appliqués et modélisés par les managers au quotidien.
C’est alors toute la culture managériale de l’entreprise qui est modifiée vers plus de responsabilité, de plaisir et de performance.