Et si une réunion pouvait être conduite comme une séance de coaching ? Pour structurer les échanges, le modèle GROW, bien connu dans le coaching, peut être utilisé comme une véritable grille de conduite de réunion.
1. G comme « Goal » : où voulons-nous aller ?
Avant de commencer les échanges, clarifiez le résultat souhaité à la fin de la réunion. Une bonne question à poser dès le début : « Qu’est-ce que nous devons avoir obtenu ou décidé à la fin de cette réunion ? »
Cette question permet de donner un cap et d’éviter les discussions qui s’éloignent progressivement du sujet.
2. R comme « Reality » : quelle est la situation aujourd’hui ?
Une fois le résultat attendu posé, prenez le temps de regarder la situation actuelle. Quelques questions utiles
« Quels sont les faits ? »
« Qu’avons-nous déjà essayé ? »
« Qu’est-ce qui fonctionne aujourd’hui ? »
« Où se situe réellement le problème ? » « Quels sont les points de vue des différents acteurs ? »
Le rôle du manager n’est pas immédiatement de proposer une solution, mais de faire émerger une compréhension partagée de la situation.
Cette étape est essentielle : on ne peut pas construire une bonne solution sur une représentation incomplète du problème.
3. O comme « Options » : quelles solutions pouvons-nous envisager ?
Plutôt que de rechercher immédiatement LA solution, invitez le groupe à faire émerger plusieurs possibilités.
« Quelles sont les options que nous avons ? »
Vous pouvez utiliser un brainstorming rapide :
Que pourrait-on faire ?
Que pourrait-on faire autrement ?
Si nous n’avions aucune contrainte, que ferions-nous ?
Quelle serait une solution simple à tester ?
À ce stade, cherchez d’abord à ouvrir le champ des possibles, avant de sélectionner une option.
4. W comme « Will / Way Forward » : Que décidons-nous ?
Il faut passer à l’engagement et à l’action avec la création d’un plan d’actions
Terminez donc par quatre questions :
« Quelle décision prenons-nous ? »
« Qui fait quoi ? »
« Pour quand ? »
« Comment saurons-nous que c’est fait ? (Le ou les indicateurs de réussite) »
Cela permet de réer le plan d’actions.
Le temps de la durée de la réunion ou imparti au sujet peut ainsi être divisé en 4 parties et cela donne un repère de temps quand à l’avancement vers la réalisation de l’objectif.
Cette méthode permet donc de rendre les réunions efficaces, productives et donc motivantes pour les participants.