Les clients font souvent appel à un coach pour résoudre des problèmes de gestion du temps. Il importe de comprendre qu’en vérité le temps ne se gère pas. Il s’écoule. Il n’est pas possible de le gérer comme on gère un compte bancaire ou comme on gère un stock de marchandise. Il n’est pas davantage possible de restreindre son écoulement. C’est pourquoi il est crucial de l’utiliser pour aller à l’essentiel.
Ceux qui emploient mal leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté.
Néanmoins, il est possible de travailler cette compétence de gestion du temps lors de coaching et avec d’excellents résultats
Savoir organiser son temps
Savoir s’organiser, c’est d’abord choisir ses priorités selon ce que l’on veut faire de sa vie. Il est donc primordial de se créer une vision forte qui guide nos choix et nos actions au quotidien. Cela nous permet de garder le cap sur ce qui est fondamental pour nous.
Il est important de ressentir des émotions positives lorsque l’on s’imagine avoir atteint cette vision.
C’est aussi renoncer à ce qui n’est pas l’essentiel. On peut ainsi se créer une « stop list », la liste des choses que l’on arrête de faire car elles ne nous rapprochent pas de notre vision. Cela évite aussi de se disperser dans des tâches non importantes.
Savoir dire non sans offenser son interlocuteur est une compétence qui permet également de se dégager du temps.
Planifier son temps est aussi une compétence essentielle qu’elle soit à long, moyen ou court terme car elle permet d’anticiper la charge de travail. Elle doit permettre de garder le cap sur l’essentiel mais aussi savoir se garder du temps pour accueillir les imprévus comme de pouvoir saisir les opportunités qui peuvent surgir au fil de l’eau.
Il s’agit aussi d’être concentré sur la tâche à effectuer dans le moment présent. Cela peut demander de savoir s’isoler et de faire face aux dérangements. En effet nous sommes beaucoup plus efficaces lorsque nous sommes focalisés sur une même tâche sans être interrompu.
Apprendre à gérer son énergie
Il est aussi important de gérer notre propre énergie.
Cela passe par la prise de conscience de nos biorythmes, c’est-à-dire, pour chacun, les heures de la journée où nous sommes le plus en forme et le plus efficaces. Cela permet de mieux organiser ses journées en plaçant le travail difficile et important aux heures où l’on est en forme.
Il est donc utile de s’accorder des pauses journalières mais aussi savoir se ressourcer chaque semaine et prendre régulièrement des vacances pour faire une vraie coupure avec son travail.
L’énergie inclut aussi la notion de plaisir. On travaille beaucoup mieux lorsque l’on prend du plaisir. Il est parfois préférable de dévier avec souplesse de sa planification parce que l’on ressent l’envie de réaliser une tâche et que cela nous procure du plaisir.
Apprendre à déléguer plutôt qu’à gérer son temps
Pour de nombreux dirigeants de PME ou TPE et de managers, le vrai problème de gestion du temps est qu’il ne savent pas déléguer.
C’est le syndrome de l’électricien devenu chef d’équipe ou de l’infirmière devenue chef de service. Ils vont manager leurs équipes à partir de leurs expertises précédentes. Le management repose alors sur leurs anciennes compétences. Ainsi le chef d’équipe chez EDF voudra prouver sa légitimité de manager en aidant ses collaborateurs à résoudre un problème technique électrique comme l’ex-infirmière interviendra en aidant ses collaborateurs à réaliser des soins infirmiers.
Dans les deux cas, ils font le travail de leurs collaborateurs ! Les employés s’adaptent très vite à ce micro-management. Ils peuvent alors se reposer sur les compétences de leurs responsables et leurs déléguer leurs tâches les plus difficiles.
Le dirigeant se retrouve alors débordé, intervient toujours dans l’urgence et ne dispose plus du temps nécessaire pour assumer le travail inhérent à sa fonction (développer une stratégie d’entreprise, être en contact avec les interfaces essentielles de son organisation, etc…).
Il est donc essentiel pour les dirigeants de mettre en place un vrai système de délégation en développant l’autonomie des collaborateurs.
Pour cela ils doivent être libérés des contrôles excessifs afin de pouvoir prendre seuls les initiatives pour régler les problèmes qu’ils rencontrent. En cas de difficulté, ils peuvent s’aider entre collaborateurs sans faire appel à leur responsable.
Un coaching dont la demande initiale concerne gestion du temps d’un dirigeant peut alors être transformé en coaching d’équipe incluant le responsable et son équipe dans le but d’aider les collaborateurs à prendre des responsabilités et développer leur autonomie.
Pour en Savoir plus :
• Coaching de dirigeants
• Coaching de leadership
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• Coaching en ligne
• Gestion du temps